מה כותבים במסמך אפיון לאתר לפני שמבקשים הצעת מחיר

מסמך אפיון לאתר מתאר מה בדיוק בונים: למי האתר, מה הגולש צריך לעשות בו, אילו עמודים יש בו ואילו מערכות מתחברות אליו. כדי לבקש הצעות מחיר שאפשר להשוות, בדרך כלל מספיק עמוד אחד שבעל העסק כותב בעצמו, עם תשובות לשבע שאלות.

העמוד הזה הוא ההבדל בין שלוש הצעות מחיר שאי אפשר להשוות לשלוש הצעות על אותו אתר. כאן תמצאו מה כותבים בו, מה אפשר להשאיר לספק, מה נשכח כמעט תמיד, ודוגמה מלאה של עמוד כזה.

למה שלוש הצעות מחיר לאותו אתר לא דומות זו לזו

קחו מרפאת שיניים שמבקשת משלושה ספקים "אתר תדמית עם קביעת תורים". ספק אחד מבין מזה כפתור שפותח וואטסאפ. השני בונה טופס שמגיע למייל של המזכירה. השלישי מתכנן חיבור ליומן של המרפאה, עם תורים פנויים בזמן אמת ותזכורת ללקוח. שלושתם עונים על אותה בקשה, ושלושתם מתמחרים אתר אחר.

אף אחד מהם לא טועה. הבקשה פשוט לא אמרה מה נחשב "קביעת תורים". בהמשך זה מתגלה כויכוח באמצע הפרויקט, כשמסתבר שמה שהלקוח דמיין ומה שהספק תמחר הם שני דברים.

זו לא בעיה של אתרים קטנים בלבד. בסקר של ארגון ניהול הפרויקטים הבינלאומי PMI משנת 2014, 47% מהפרויקטים שלא השיגו את המטרות שלהם נכשלו בגלל ניהול לקוי של דרישות, כלומר, בין היתר, בגלל דרישות שלא הוגדרו או לא נוהלו היטב. הנתון ישן, אבל העיקרון לא השתנה. מסמך אפיון לאתר קיים כדי לסגור את הפער הזה לפני שהוא עולה כסף.

מה כותבים במסמך אפיון לאתר: שבע שאלות לבעל העסק

את החלק הזה רק אתם יכולים לכתוב, כי הוא על העסק ולא על הטכנולוגיה. עמוד אחד, במילים שלכם. בלי מונחים מקצועיים.

1. מה האתר צריך להשיג

מטרה אחת שאפשר לבדוק: עוד פניות, מכירות באתר, פחות טלפונים עם אותה שאלה. "אתר מרשים" היא לא מטרה. "שלקוח חדש יוכל לקבוע תור בלי להתקשר" היא כן.

2. מי מגיע לאתר ומה הוא בא לעשות

שניים או שלושה סוגי גולשים, ולכל אחד הפעולה שהוא מחפש. במרפאה: מטופל חדש שרוצה לדעת מחיר ולקבוע תור, ומטופל קבוע שמחפש את שעות הפתיחה.

3. אילו עמודים יש באתר

רשימה ראשונית מספיקה: בית, שירותים, אודות, צוות, שאלות, יצירת קשר. אם יש עמוד לכל שירות או לכל סניף, כותבים כמה כאלה יש. גם מספר העמודים משפיע על המחיר.

4. מה הגולש עושה באתר

כאן נמצא חלק גדול מההבדל בין ההצעות. טופס פנייה, קביעת תור, תשלום, הרשמה לאזור אישי, חיפוש. לכל פעולה כותבים מה קורה אחריה: מי מקבל את הפנייה, לאן היא נשמרת, מה הלקוח רואה.

5. מי מעדכן את האתר, ומה

אם המזכירה מחליפה מבצעים כל שבוע, צריך מערכת ניהול שנוחה לה. אם האתר משתנה פעם בשנה, הדרישה שונה לגמרי. כותבים מי, מה ובאיזו תדירות.

6. לאילו מערכות האתר מתחבר

יומן תורים, מערכת לניהול לקוחות, סליקה, הנהלת חשבונות, דיוור. שם המערכת מספיק. כל חיבור הוא עבודה בפני עצמה, וספק שלא יודע עליו לא יכול לתמחר אותו.

7. מה כבר קיים

אתר ישן, לוגו, תמונות, טקסטים, דומיין, חשבון בגוגל לעסק. וחשוב במיוחד: אילו עמודים באתר הישן מביאים היום לקוחות מגוגל. אם יש לאתר חשבון ב-Google Search Console, בדוח הביצועים, בלשונית הדפים, רואים את זה. נחזור לזה עוד רגע.

מה אפשר להשאיר לספק באפיון האתר

אחרי שהעמוד שלכם מוכן, החלק המקצועי של אפיון אתר הוא של הספק: מפת אתר מלאה, שרטוטים של המסכים המרכזיים בנייד ובמחשב, מסלולי משתמש (איך גולש מגיע מהכניסה לפעולה), ואפיון פונקציונלי שהמתכנתים עובדים לפיו. אתם מאשרים, מתקנים ושואלים. לא צריך לדעת לשרטט. אבל את שלושת הנושאים שבחלק הבא כדאי לדרוש במפורש.

מה שכן כדאי לבקש: שהאפיון יהיה מסמך שנשאר אצלכם. הוא שימושי גם אם תחליפו ספק, וגם כשתבקשו בעוד שנה להוסיף משהו לאתר.

שלושה דברים שנשכחים במסמך האפיון ומתגלים מאוחר

שלושתם נשמעים טכניים, ולכן נדחים לסוף. אבל כל אחד מהם משנה את העבודה מהיום הראשון.

האתר בטלפון

גוגל משתמשת בגרסת הנייד של האתר כדי לאנדקס ולדרג אותו. כלומר, מה שלא עובד בטלפון לא עובד גם בגוגל. באפיון כותבים מה הגולש בנייד צריך לראות קודם, ולא מסתפקים ב"שיהיה מותאם לנייד".

נגישות

בישראל, תקנות שוויון זכויות לאנשים עם מוגבלות (התאמות נגישות לשירות) מ-2013 מחייבות שירותי אינטרנט שפונים לציבור לעמוד בתקן הישראלי ת"י 5568 ברמה AA. כשזה נכתב באפיון מההתחלה, זה חלק מהעיצוב והפיתוח. כשזה נזכר בסוף, זה תיקון על כל העמודים.

הכתובות של האתר הישן

אם לאתר הישן יש עמודים שמביאים לקוחות מגוגל, האתר החדש צריך להפנות מכל כתובת ישנה לכתובת החדשה המתאימה. גוגל ממליצה על הפניה קבועה מצד השרת כשעמוד עובר כתובת. רשימת ההפניות נכתבת באפיון, לא ביום ההשקה. את הכתובות החשובות לוקחים מדוח הביצועים ב-Google Search Console.

דוגמה: עמוד אפיון אחד של מרפאת שיניים

כך נראה עמוד כזה בפועל. הדוגמה בנויה, לא של לקוח אמיתי, אבל ככה בדיוק כדאי שזה ייראה.

עם עמוד כזה, לשלושת הספקים מהדוגמה הראשונה יש בסיס משותף לתמחר את אותו אתר. ההצעות עדיין יהיו שונות, אבל עכשיו אפשר להבין למה, ולבחור. על מה שמזיז את המחיר עצמו כתבנו בכתבה כמה עולה לבנות אתר לעסק.

שאלות נפוצות על אפיון אתר

מה ההבדל בין בריף לאפיון?

הבריף הוא העמוד שבעל העסק כותב: מה העסק צריך ולמה. האפיון הוא המסמך המלא שהספק בונה ממנו: מפת אתר, שרטוטי מסכים והוראות למתכנתים. הבריף מספיק להצעת מחיר. האפיון נדרש לפני שמתחילים לעצב ולפתח.

כמה זמן לוקח אפיון אתר?

זה תלוי בגודל האתר. אצלנו, אפיון של אתר תדמית לוקח בדרך כלל ימים בודדים, ואפיון של אתר מכירות, פורטל או מערכת לוקח כמה שבועות. הזמן תלוי בעיקר במספר המסכים והחיבורים.

צריך אפיון גם לאתר קטן?

כן, רק קצר יותר. גם באתר של חמישה עמודים צריך להחליט מה המטרה, מה יש בכל עמוד ולאן מגיעה פנייה. באתר קטן זה יכול להיות עמוד אחד, וזה בסדר.

אפשר לשנות את האפיון אחרי שהפרויקט התחיל?

אפשר, וזה קורה. אבל שינוי במסמך עולה מעט, ושינוי במסך שכבר עוצב ותוכנת עולה הרבה יותר. לכן כדאי לעבור על האפיון בעיון לפני שמאשרים אותו, ולשאול על כל דבר שלא ברור.

מה עושים עם האפיון אחרי שהאתר עלה?

שומרים אותו. כשתרצו להוסיף לאתר יכולת חדשה או אפליקציה, הוא נקודת הפתיחה, ולא צריך להתחיל מאפס. על אפליקציות כתבנו בנפרד, בכתבה כמה עולה לפתח אפליקציה לעסק.

אין זמן לכתוב מסמך? מתחילים מעמוד אחד

זה מובן. אבל את התשובות לשבע השאלות תצטרכו לתת בכל מקרה: בפגישה הראשונה, בשיחה עם כל ספק מחדש, או באמצע הפרויקט כשמשהו לא יוצא כמו שחשבתם. לכתוב אותן פעם אחת ולשלוח את אותו עמוד לכולם זו בדרך כלל הדרך הקצרה ביותר מבין השלושה.

ואם קשה לכתוב, אפשר לענות בעל פה. ספק שמתייחס ברצינות להצעת המחיר ישאל שאלות כאלה כבר בשיחה הראשונה, ויכול לכתוב את התשובות בשבילכם. ספק שנותן מחיר בלי לשאול אותן, מתמחר אתר שהוא דמיין.

כתבו היום את התשובות לשבע השאלות, גם אם הן לא מושלמות. זה העמוד שהופך שיחה ראשונה עם ספק לשיחה עניינית. אם תרצו שנעבור עליו איתכם ונבנה ממנו את האפיון המלא, אפשר להתחיל בזה כחלק מפרויקט בניית אתרים אצלנו. השאירו פרטים ונחזור אליכם.